Projekte zeichnen sich neben vielen Faktoren unter anderem dadurch aus, dass Mitarbeiter und Dritte mit verschiedensten Werten und Einflüsse, Vorstellungen und Qualifikationen auf ein bestimmtes Ziel zuarbeiten. Die Frage, „Was ist Projektmanagement?“ lässt sich wie folgt beantworten:
Projektmanagement-Tätigkeiten umfassen die Aufgaben der Planung des Weges von einem Ist-Zustand hin zu einem definierten Soll-Zustand (Ziel), sowie Projektablauf-unterstützender Managementdisziplinen (wie Stakeholderanalyse oder Risikoanalyse). Ferner bedeutet Projektmanagement die Verantwortungsübernahme für die Projektabwicklung und den Einsatz von Teamführungsdisziplinen.
Somit ist „Projektmanagement“ der Überbegriff für alle (Steuerungs-) Prozesse und Aufgaben, welche nötigt sind, mehrere Beteiligte Personen hin zu einem Ziel zu bewegen.
Projektmanagement Standards
- PMBOK | Project Management Body of Knowledge | Herausgeber: Project Management Institutes (PMI)
- PRINCE2 | Projects in Controlled Environments | Herausgeber: Office of Government Commerce (OGC)
- IPMA Competence Baseline (ICB) | Herausgeber: International Project Management Association (IPMA)
Die Phasen des Projektmanagements
1. Initiierung und Planung
Die Planung bildet die wichtigste Phase im Projektmanagement. Sie legt den Grundstein für eine reibungslose Durchführung und einen erfolgreichen Projektabschluss.
Zunächst wird eine Ausgangsanalyse erstellt um die Ist-Situation zu dokumentieren. Auf dieser Grundlage kann im Anschluss ein Ziel definiert werden. Dieses sollte unbedingt nach der SMART-Formel gesetzt sein. Ein Ziel muss spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein. Dies ist die Grundvoraussetzung dafür, dass das Ziel auch erreicht werden kann. Um nicht während der Durchführung eines Projekts von Problemen überrascht zu werden, ist es sinnvoll, bereits im Vorfeld eine Risikoanalyse durchzuführen. So können bereits bei der Planung Präventivmaßnahmen ergriffen werden, um Engpunkte zu entzerren und Fehlerquellen zu beseitigen.
Sind die ersten Schritte erledigt, sollte eine Grobplanung erstellt werden. Daraus lässt sich wiederum der Bedarf an diversen Ressourcen ermitteln. Diese Information wird für die detailierte Ressourcenplanung, die Budgetplanung und die anschließende Feinplanung des gesamten Projekts benötigt.
Sobald die Feinplanung erstellt ist, können eventuell benötigte Verträge geschlossen werden. Eine Kickoff-Veranstaltung mit allen Projektbeteiligten signalisiert den Beginn und bietet eine Möglichkeit zum ersten Teambuilding.
2. Durchführung
Während der Durchführung ist darauf zu achten, dass das Projekt in der geplanten Zeit, mit den geplanten Ressourcen, in der geforderten Qualität fertiggestellt wird. Im Zuge dessen ist es wichtig die Feinplanung ständig aktuell zu halten und gegebenenfalls auf äußere Umstände anzupassen. Ebenfalls ein wichtiger Punkt ist das Projektcontrolling, in dem die Kosten ständig überwacht werden. Hierdurch wird sichergestellt, dass das Projektbudget eingehalten wird. Während der Auftragsvergaben und der anschließenden Durchführung kann es immer wieder zu unvorhergesehenen Problemen kommen. Diese gilt es gezielt zu beseitigen und geeignete Lösungen zu finden, um den Projektabschluss nicht zu gefährden.
Der Durchführungsstatus wird ständig dokumentiert und im Team kommuniziert um die Teamarbeit zu stärken. Regelmäßige Teammeetings sind eine gute Möglichkeit um sich auszutauschen und die Zusammenarbeit zu verbessern.
3. Abschluss
Zum Abgabetermin ist vom Projektleiter sicherzustellen, dass das Projekt in der geforderten Qualität fertiggestellt wurde. Zum Projektabschluss gehört aber nicht nur die Präsentation des Endresultats. Ebenfalls ein sehr wichtiger Punkt ist die Auflösung der Projektorganisation und die Rückführung der Teammitglieder in den Arbeitsalltag.
Um eine Teamentwicklung zu ermöglichen und die Durchführung von Projekten zu verbessern, ist eine Evaluation und eine entsprechende Nachkalkulation unerlässlich. Die gesamte Planung und Durchführung sollte noch einmal analysiert werden um Schwachpunkte herauszuarbeiten und Verbesserungsmöglichkeiten für die Zukunft zu entwickeln.
Alle Ergebnisse werden dabei in einem Abschlussbericht dokumentiert um eine Planungsgrundlage für das nächste Projekt zu bilden.
