Kommunikation im Projektmanagement: Die ultimative Anleitung für eine erfolgreiche Projektkommunikation

Eine klare und effektive Kommunikation ist unerlässlich, um dein Projekt erfolgreich durchzuführen. Indem du eine strukturierte Kommunikation planst, kannst du Missverständnisse und Fehlinformationen vermeiden und somit den Erfolg deines Projekts beeinflussen. In diesem Beitrag werden wir uns eingehend mit der Bedeutung und den verschiedenen Aspekten der Kommunikation im Projektmanagement befassen und dir wertvolle Tipps und Tricks geben, wie du eine erfolgreiche Projektkommunikation sicherstellen kannst.
Vergiss dabei nicht, auch unsere anderen Blogbeiträge zu den Themen SMART Ziele und effektives Projektmanagement zu lesen, um dein Wissen zu vertiefen.

Die Bedeutung von Kommunikation im Projektmanagement

Zunächst einmal solltest du wissen, was genau unter Kommunikation im Projektmanagement verstanden wird. Dabei geht es um den Austausch von Erkenntnissen, Erfahrungen, Wissen und Informationen zwischen den Projektbeteiligten. Innerhalb des Projektmanagements gibt es primär drei Kommunikationswege:

• die beidseitige nicht Ziel gerichtete Kommunikation (Flurfunk, Tratsch und Klatsch, Small Talk)
• die beidseitig zielgerichtete Kommunikation (Diskussionen, das Beantworten einer Anfrage oder eine Problemlösung)
• die einseitig zielgerichtet Kommunikation (meist Delegation).

Die verschiedenen Ebenen der Kommunikation im Projektmanagement

Die Kommunikation kann auf drei verschiedenen Ebenen stattfinden:

• Sachebene: Hier werden überwiegend reine Informationen kommuniziert.
• Emotionale Ebene: Hier wird zu der eigentlichen Sachinformationen ein Gefühl hinzu modelliert.
• Strukturelle Ebene: Hier verändert die Zeit, der Ort, Hierarchie, formelle Aspekte oder Werte die gesagte Information.

Kommunikationsplanung im Projektmanagement

Die Kommunikationsplanung plant den Informationsfluss innerhalb eines Projekts sowie die Kommunikation von und zu einem Projekt strukturiert. Dabei ist es von hoher Bedeutung, die Informationsbedürfnisse aller Stakeholder zu ermitteln und die wichtigsten Kommunikationskanäle zu identifizieren.

Schritt für Schritt: Durchführung der Kommunikationsplanung

So gehst du bei der Kommunikationsplanung vor:

Schritt 1: Informationsempfänger auswählen

Bevor du über Berichte, Inhalte und Kanäle sprichst, solltest du dir bewusst sein, wer die Zielgruppe der Informationen ist. Es ist entscheidend, zu bestimmen, wer die Informationen erhalten sollte und wer explizit keine Informationen erhalten sollte, insbesondere zu bestimmten Themen.

Schritt 2: Kommunikationsziele setzen und das “Warum” klären

Im zweiten Schritt solltest du das Ziel der Kommunikation definieren. Überlege, warum eine Person oder Gruppe Informationen benötigt. Ohne diese Kommunikationsziele wird zwar kommuniziert, aber nichts erreicht.

Schritt 3: Inhalt der Kommunikation festlegen

Jetzt weißt du, wer welche Informationen benötigt und bekommen soll. Was vor dem Festlegen der Kommunikationskanäle allerdings noch fehlt, ist das “wann”. Definiere also, wann wer in welchem Zyklus von dir die genannten Informationen erhalten soll.

Schritt 4: Kommunikationskanal festlegen

Im nächsten Schritt musst du den Kommunikationskanal festlegen. Dabei handelt es sich um das Medium, über das die Informationen geliefert werden, wie beispielsweise E-Mails, Meetings oder Telefonate.e.

Schritt 5: Informationssender bestimmen

Als Projektleiter bist du dafür verantwortlich, dass die oben definierten Informationen auch pünktlich, im richtigen Umfang und über den richtigen Kanal an die jeweiligen Empfänger gehen. Achte darauf, auch Empfänger zu definieren, die dir Rückmeldungen und Status-Updates geben können.

Anforderungen an die Projektkommunikation im Projektmanagement

Damit deine Projektkommunikation erfolgreich ist, solltest du folgende Anforderungen beachten:

• Klar und eindeutig: Setze ausschließlich Sachinformationen ein und kommuniziere klar und präzise auf den Punkt, was du sagen willst.
• Effizient: Versuche, alle Informationsbedarfe mit möglichst wenig Aufwand bereitzustellen.
• Schriftlich: Setze auf schriftliche Kommunikation, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Kein Meeting ohne Ziel: Setze genau fest, was das Meeting bezwecken soll, wer teilnehmen kann, um das Ziel schneller zu erreichen, und wann/wo das Meeting am effizientesten durchgeführt werden kann.

Die Bedeutung einer Kommunikationsmatrix für ein erfolgreiches Projektmanagement

Sobald du die Kommunikationsplanung abgeschlossen hast, erstellst du eine Kommunikationsmatrix. Diese Matrix beinhaltet alle relevanten Kommunikationssender und -empfänger für das Projekt. Durch die Nutzung der Kommunikationsmatrix wird eine klare und strukturierte Kommunikation im Projektmanagement sichergestellt. Mehr zu dem Thema findest du hier.

Fazit: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

In der Projektmanagement-Kommunikation ist eine strukturierte Planung und Umsetzung der Schlüssel zum Erfolg. Durch die Festlegung von Kommunikationszielen, -inhalten und -kanälen sowie die Erstellung einer Kommunikationsmatrix können Missverständnisse vermieden werden. Wenn du dein Projektmanagement optimieren möchtest, dann solltest du dich auf eine klare und effektive Kommunikation konzentrieren. Wir empfehlen dir unser E-Book, das dir die besten Tipps und Tricks für eine erfolgreiche Projektkommunikation liefert.