Projektmanagement

Mehr als nur vorausschauendes Arbeiten.

Für wen ist Projektmanagement Manufaktur?

Warum Projekt- management und warum Projektmanager?

Zunehmende internationale Verflechtungen und eine Vielzahl von Projekten, die weltweit stattfinden, erfordern kompetentes Personal, das in der Lage ist, Großaufträge strategisch sinnvoll zu koordinieren. Die klassische Auftragsbearbeitung alleine kann die heute geforderten Maßgaben für den erfolgreichen Abschluss von solchen Projekten nicht mehr erfüllen, da es sich oftmals um Summen von mehreren Millionen Euro handelt. Stattdessen ist eine Art „Schaltzentrale“ gefragt, die mit allen Ansprechpartnern in Kontakt steht. Die Rede ist natürlich vom Projektmanagement, heute eine unverzichtbare Kernzelle jedes Unternehmens, das auf dem internationalen Markt bestehen will.

Vielfältige Aspekte einer umfangreichen Aufgabe

Zahlungsmodalitäten und Lieferzeiten klären, sich mit Kunden auf Umfang und Dauer eines Projekts verständigen, technische Abklärungen mit der Produktion vornehmen, Kontakt halten mit der Geschäftsführung, mit den zuständigen Sachbearbeitern kooperieren, im Gespräch bleiben mit dem Marketing – Mitarbeiter im Projektmanagement haben ein weites Tätigkeitsfeld. Da große Projekte umfangreiche Vorarbeiten erfordern, ist es sinnvoll, sie strategisch von einer Stelle im Unternehmen aus zu lenken. Dies gilt insbesondere deswegen, da es sich genau bei diesen Projekten um Summen und Großkunden handelt, die für Unternehmen interessant sind und die eine entsprechende Wertabschöpfung garantieren. Zudem sind Kunden stets beruhigt, wenn sie einen festen Ansprechpartner haben, an den sie sich mit allen Fragen wenden können. Dies ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt dessen, was unter Kundenbindung verstanden wird.

Qualitäten von Projektmanagern

Sie müssen sowohl fachlich, sprachlich als auch sozial versiert sein, stressresistent und lösungsorientiert sein und stets den Überblick behalten. Erfolgreiches Projektmanagement stellt hohe Anforderungen an die jeweiligen Mitarbeiter. Damit Kunden wiederkommen und Gewinne durch Großprojekte abgeschöpft werden können, ist es für ein Unternehmen unerlässlich, über solche Mitarbeiter zu verfügen, die die notwendigen fachlichen und menschlichen Qualifikationen mitbringen, um sehr große Aufträge, die womöglich über einen längeren Zeitraum abgewickelt werden, gekonnt zu koordinieren. Denn gute Projektmanager leisten viel – sie sitzen nämlich genau dort, wo es für Unternehmen finanziell und perspektivisch gesehen wirklich interessant wird

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Phasen des Projektmanagements

Projektmanagement-Aufgaben in der Vorbereitung

Eine Aufgabe, die leider oft missverstanden wird. Prozesse und
Arbeitsbündelungen werden oft als „Projekt“ umschrieben, obwohl diese
keines sind. Zu einem Projekt gehören unter anderem auch SMARTe-Ziele.
Das sind jene Ziele, auf die sich das komplette Projekt ausrichtet.Wir erklären Ihnen hier was SMARTe-Ziele im Projektmanagement-Kontext sind und wie Sie diese erstellen können.

Oft wird direkt darauf losgearbeitet, doch scheint der eigentliche Arbeitsaufwand, wenn man begonnen hat, in das Unermessliche zu steigen und mit den eigenen Ressourcen überhaupt nicht machbar zu sein. Sinn und Zweck der Machbarkeitsstudie ist es auszutesten, ob ein Projekt mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen (Finanzen, Mitarbeitern, Zeit, etc.) überhaupt durchführbar ist oder die eigenen Kompetenzen übersteigt.Wir führen Sie hier durch die Grundlagen von Machbarkeitsstudien im Sinne des Projektmanagements.

In größeren Unternehmen bereits gang und gäbe, in kleineren Unternehmen und Agenturen leider oft vernachlässigt: Der Projektantrag.Wir erklären Ihnen warum ein Projektantrag sinnvoll ist, wie Sie diesen erstellen und mit Leben füllen.

Projektmanagement-Methoden in der Projektplanung

Der Projektbasisplan bildet die Grundlage für alle weiteren Überlegungen und Planungen bezüglich des Projekts. Werden bereits in der Basisplanung gravierende Fehler gemacht, kann dies das komplette Projekt zusammenbrechen lassen, da alle darauf aufbauenden Folgeplanungen nicht mehr stimmen. Eine spezielle Form der Projektübersicht bildet dabei der Netzplan, welcher mit der ebenfalls im Artikel beschriebenen Netzplantechnik erstellt werden kann.Weiterhin werden die Begrifflichkeiten der Arbeitspakete, Meilensteine, Puffer und kritischer Pfad definiert und erklärt.

Ziel und Zweck der Stakeholderanalyse ist es, bereits im Vorfeld zu erfahren, welche Projektbeteiligten existieren wie diese auf das Projekt sowie gegenüber dem Projekt reagieren werden und was Sie diesem Verhalten entgegensetzen können.» Zum Guide: Stakeholderanalyse

Risiken sind reale oder virtuelle Ereignisse, welche einen realen Schaden Der Schaden kann sich im Projektmanagement auf einen oder mehrere der Faktoren Zeit, Kosten und Qualität auswirken. Ziel der Risikoplanung ist es, bereits im Projektvorfeld zu erkennen, an welchen Stellen das Projekt gefährdet werden oder es zu Komplikationen kommen kann.» Zum Guide: Risikoplanung/Risikoanalyse

Die Qualität gibt an, in welchem Maße ein Erzeugnis (Produkt, Dienstleistung) den vorher definierten Anforderungen entspricht. Qualität in Projekten muss messbar sein, subjektive Beschreibungen wie „schön“ darf es nicht geben. Es muss bereits im Rahmen der Qualitätsplanung messbar definiert werden, was am Projektende „schön“ bedeutet.

Kommunikation ist der Austausch oder die einseitige Übertragung von Wissen, Erkenntnissen, Erfahrungen und Informationen. Innerhalb des Projektmanagements gibt es verschiedene Informationssender und Informationsempfänger. Diese gilt es jeweils so anzusprechen, dass diese genau jene Informationen erhalten, die sie erhalten sollen und dürfen.» Zum Guide: Kommunikationsmatrix und Kommunikationsplanung

Das Projektmarketing unterscheidet sich in einigen Punkten vom Marketing der Absatzwirtschaft. Spezifisches Projektmarketing beschreibt das Konzept zur ganzheitlichen positiven Herausstellung eines Projekts/Projektergebnisses bei allen Interessensgruppen (Stakeholdern) und die Festigung der Identifikation des Projektteams mit dem Projekt. Das Projektmarketing ist ein „Mini“-Projekt im Projekt und sollte genauso penibel geplant werden.

Der Output der Ressourcenplanung ist eine Liste des nötigen Einsatzmittelbedarfs sowie der benötigten Personalressourcen. Ziel ist ein optimaler, effizienter Einsatz aller Ressourcen über alle Projekte und das Aufdecken von Engpässen. Weiterhin sind die Kennzahlen und Ergebnisse der Ressourcenplanung gleichzeitig die Grundlage für eine stimmige Kostenplanung.

Betriebswirtschaftlich gehören alle Ausgaben, die im Rahmen der Zielerreichung verursacht werden, zu den Projektkosten. Dies betrifft interne Kostenträger (z.B. Mitarbeiter) ebenso wie externe Kostenträger (z.B. Drittanbieter), jedoch normalerweise nicht die nötigen Investitionen. Ergebnis der Kostenplanung ist eine hochgerechnete Summe, welche das Projekt ungefähr kosten wird.

Know-How und aktives Projektmanagement in der Projektdurchführung

Das Risikomanagement unterscheidet sich vom Problemmanagement. Ein Risiko ist ein vorher geplanter Eintrittsfall eines projektgefährdenden Ereignisses; ein Problem ist ein unvorhergesehenes Ereignis, welches akut auftritt und einer schnellen Lösung bedarf. Wir erklären Ihnen die Unterschiede genauer und geben Ihnen Strategien an die Hand aufkommende Probleme schnell einzugrenzen und zu lösen.

Das Change Management oder auch Veränderungsmanagement beschäftigt sich mit der Führung von Veränderungsprozessen in Unternehmen und Projekten. Da ein Projekt „lebt“, entstehen während der Projektlaufzeit (gerade bei strategischen und taktischen Projekten) Veränderungen, welche das Projektumfeld oder das Projekt selbst betreffen.

Protokolle und Berichte sind für laufende Projekte unabdingbar, um Absprachen festzuhalten und einen Projektablauf im Nachhinein nachvollziehbar zu machen. Dabei sind Protokolle Schriftstücke, die während eines Informationsaustausches erstellt Protokolle geben einen Gesprächs- oder Besprechungsablauf wider und sind zwingend während des Informationsaustauschs zu erstellen. Berichte hingegen sind Zusammenfassungen mehrerer Informationen, welche für einen bestimmten Zeitraum zusammengefasst werden.Wir zeigen Ihnen die am häufigsten genutzten Berichte und Protokolle innerhalb des Projektmanagements.

Controlling-Maßnahmen innerhalb von Projekten dienen dazu, negative Trends und Planabweichungen im Arbeitsalltag frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zum Gegensteuern zu treffen. Sie dienen ebenfalls dazu, Probleme und Verzögerungen an einzelnen Arbeitspaketen zu identifizieren.

Bei der Abnahme wird unterschieden zwischen intern/intern und intern/extern. Wir versuchen die rechtlichen Rahmenbedingungen einer Abnahme zu umreißen und auf Feinheiten einzugehen, welche mit einer erfolgreichen Abnahme einhergehen.

Phasen des Projektabschlusses

Die Offene-Punkte-Liste oder kurz OPL ist der Output der Phase vor oder nach der letzten Abnahme. In der OPL wird festgehalten, welche „offenen Punkte“ von der Projektleitung noch vorgesehen werden, um das Projektziel oder eine Abnahme ohne Vorbehalt zu erreichen. In der OPL wird ebenfalls festgehalten, wer was bis wann zu erledigen hat.

Unter dem Begriff Wissensmanagement werden strategische und operative Führungsaufgaben verstanden, die auf einen bestmöglichen Umgang mit Wissen Darunter werden zum Beispiel Wissensdatenbanken, Frage-Antwort-Datenbanken, Best Practices oder Hilfestellungen zu Prozessen verstanden. Wird beispielsweise ein Problem innerhalb eines Projektes schnell, effektiv und kostengünstig gelöst, können das Problem und der Lösungsweg Einzug in eine interne Wissensdatenbank halten.

Der Projektabschlussbericht ist das wichtigste Dokument nach dem Projektabschluss und dient dazu, das Projekt und den Projektablauf für einen Dritten nachvollziehbar zu machen. Innerhalb des Projektabschlussberichts werden alle Initiierungs- und Planungsunterlagen sowie alle Dokumente der Projektlaufzeit und des Projektabschlusses

Weiterführende Informationen

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